Planilha ou sistema para o consultório de psicologia: quando a planilha basta

A planilha basta enquanto a agenda é pequena e você mesma confirma e cobra cada paciente. Nenhuma norma do CFP proíbe usá-la: o registro pode ser em papel ou informatizado, desde que sigiloso e guardado por 5 anos. O sistema passa a valer quando falta, lembrete e cobrança custam mais que a mensalidade.

A planilha atende o que o CFP exige?

Pode atender. A Resolução CFP 01/2009 diz que o registro documental pode ser "em papel ou informatizado" (art. 1º, § 1º). O que ela exige vale para qualquer meio: o conteúdo do art. 2º, a guarda por no mínimo 5 anos e um local que garanta sigilo e privacidade (art. 4º). O que entra em cada registro está no artigo sobre o prontuário pela Resolução CFP 01/2009.

A LGPD acrescenta duas coisas. Dado referente à saúde é dado pessoal sensível (art. 5º, II), e quem o trata precisa de medidas de segurança contra acesso não autorizado, perda e vazamento (art. 46). Numa planilha, essas medidas são suas: senha, quem tem acesso ao arquivo e cópia de segurança.

Quando a planilha basta?

• Você atende poucos pacientes e quase nunca perde sessão por falta.
• Confirmar cada horário por mensagem não pesa na sua semana.
• A cobrança acontece na sessão, e ninguém fica devendo.
• O prontuário está num lugar seguro, com cópia, e você acha cada evolução sem procurar em vários arquivos.

Quando o sistema começa a valer a pena?

• Você perde sessão por falta todo mês e ainda confirma um paciente por vez no WhatsApp.
• A cobrança atrasa porque lembrar cada paciente constrange.
• A agenda, o financeiro e o prontuário estão em três lugares diferentes.
• O Receita Saúde do fim do mês exige refazer as contas a partir da planilha.

Uma conta simples ajuda: se a sua sessão custa mais de R$ 49, uma falta evitada por mês já paga a mensalidade do plano Lembretes.

Dá para começar sem pagar e sem perder a planilha?

Dá. O plano Gratuito custa R$ 0 e já importa a planilha de pacientes, com prontuário pela Resolução CFP 01/2009, agenda, agendamento online, financeiro e recibos. Contas criadas a partir de 23/10/2026 cadastram até 5 pacientes ativos no Gratuito, e toda conta nova começa com 30 dias do plano Profissional, sem cartão. O WhatsApp automático, com pacientes ilimitados, é do Lembretes, por R$ 49 por mês. Os planos estão em Planos.

O que perguntar antes de trocar a planilha por um sistema?

• Quem consegue abrir o prontuário: a secretária, a dona da clínica, o suporte?
• Onde ficam os dados e quem são os operadores (no Mental Planner, o banco fica nos Estados Unidos, como diz a Política de Privacidade).
• Como você leva seus dados embora se quiser sair.
• Se dá para cancelar sem multa e sem falar com ninguém.

O passo a passo completo está em como escolher um software para o consultório.