Como escolher um software para consultório psicológico

Um software para consultório psicológico precisa cobrir cinco coisas verificáveis antes de assinar: prontuário no formato da Resolução CFP 01/2009, sigilo com o conteúdo clínico só da psicóloga, agenda com agendamento online e lembretes, financeiro que deixe prontos os dados do Receita Saúde, e preço claro, com cancelamento simples. Teste cada critério numa conta de verdade, não no anúncio.

Por que começar pela norma, e não pela lista de recursos?

Toda página de produto tem uma lista longa de funcionalidades, e listas longas se parecem. O que diferencia um sistema para psicologia é o que a profissão exige e que não muda de fornecedor para fornecedor: o registro documental da Resolução CFP 01/2009, os documentos escritos da Resolução CFP 06/2019, o recibo eletrônico da IN RFB 2.240/2024 e o tratamento de dados pessoais sensíveis pela LGPD (Lei nº 13.709/2018). Se o sistema atende a isso, o resto é conforto; se não atende, o conforto não compensa.

A vantagem de partir da norma é que a verificação fica objetiva. Em vez de perguntar "tem prontuário?", você pergunta "onde registro a avaliação de demanda e os objetivos do trabalho?". A resposta ou existe na tela ou não existe.

Quais critérios dá para verificar antes de assinar?

A tabela abaixo reúne os critérios, o que cada um exige e um teste de alguns minutos que qualquer sistema permite fazer numa conta de avaliação.

O que perguntar sobre IA e dados clínicos?

Transcrição e resumo de sessão por IA economizam tempo, mas o áudio de uma sessão é o dado mais sensível que o consultório tem. Três perguntas resolvem a maior parte das dúvidas: para onde o áudio vai e por quanto tempo fica guardado; se a IA roda no provedor do fornecedor ou numa chave que você mesma controla; e se o recurso pode ficar desligado sem prejudicar o resto do sistema.

No Mental Planner, a IA clínica (transcrição, resumo, preparo de sessão e análise teórica) usa a chave do provedor da própria profissional, OpenAI, Anthropic ou Google, configurada por ela, e o sistema não cobra pela IA. É uma escolha de desenho, não a única possível, mas serve de régua: você sabe exatamente com quem os dados são compartilhados.

Quanto deve custar, e o que o plano gratuito precisa incluir?

Um plano gratuito honesto inclui o que a norma exige, porque isso não é opcional para quem atende. No Mental Planner, o plano Gratuito custa R$ 0 por mês, não pede cartão e não tem prazo: inclui pacientes, prontuário pela CFP 01/2009 com guarda por 5 anos, diagnóstico com busca na CID-11 e no DSM-5-TR, agenda, agendamento online, lembretes por e-mail, videochamada, portal do paciente, financeiro com recibos e pacotes, lista de espera, jogos terapêuticos e a IA clínica com a sua chave.

O plano Profissional custa R$ 97 por mês e acrescenta o que é de consultório mais maduro: modelos de documentos pela CFP 06/2019, formulários e anamneses, importação de fichas por IA, casais e grupos, o assistente do Receita Saúde, o Matias (assistente de agenda por mensagem), a secretária com painel próprio e os jogos com tela compartilhada e criação por IA. Ao cadastrar, a conta ganha 30 dias do Profissional, sem cartão; no fim, cai no Gratuito sem perder dados. A tabela completa está em Planos.

Em qualquer sistema, dois números importam mais que o preço de capa: o valor total por mês com tudo o que você vai usar, e o custo de sair, em tempo e em dados que ficam presos.

E se o consultório virar clínica?

Uma clínica com vários psicólogos muda duas exigências: cada profissional precisa de prontuário privado (a dona da clínica e a secretária não podem ver o conteúdo clínico de ninguém) e a cobrança precisa ser uma só. Vale verificar hoje, mesmo que a clínica seja um plano para daqui a dois anos, porque migrar de sistema com prontuários em uso é o passo mais caro. No Mental Planner, o plano Clínica custa R$ 147 por mês mais R$ 77 por psicólogo que atende; os detalhes estão na página de clínicas.

Como testar em uma semana?

1. Crie a conta e um paciente fictício; registre a demanda, uma evolução e um encaminhamento.
2. Marque uma sessão pelo link de agendamento como se fosse o paciente e confira o lembrete.
3. Registre um pagamento e veja se os dados do Receita Saúde saem prontos.
4. Emita um documento a partir de um modelo e compare com a Resolução CFP 06/2019.
5. Se houver secretária, abra o acesso dela e confira o que ela não vê.
6. Tente excluir o paciente de teste e leia a resposta do sistema.
7. Leia a página de preços e o texto do cancelamento antes de cadastrar o cartão.

Se os sete passos passarem, o sistema serve. Para ver como o Mental Planner responde a cada um, a lista por área está em Funcionalidades e o prontuário, em detalhe, na página do prontuário eletrônico.